Положення про формування Календарного плану

Про формування ЄКП
Комітет з проведення змагань
Заявка на включення спортивного заходу

 

1. Загальні положення

1.1. Положення визначає механізм складання та формування календарного плану фізкультурно-оздоровчих, спортивних заходів та спортивних змагань з хокею на траві на відповідний рік (далі – Календарний план), а також основні положення щодо фінансування та видатків на організацію та проведення цих заходів.

Календарні плани відокремлених підрозділів, закладів спеціалізованої освіти спортивного профілю зі специфічними умовами навчання, центрів олімпійської підготовки, шкіл вищої спортивної майстерності, дитячо-юнацьких спортивних шкіл та спортивних клубів складаються та затверджуються цими закладами самостійно в установленому порядку.

1.2. Календарний план є основним документом, що регулює проведення змагань, навчально – тренувальних зборів, освітніх та інших заходів, спрямованих на розвиток хокею на траві в Україні. Його формування базується на стратегічних цілях і завданнях Федерації хокею на траві України (далі – Федерація) та включає інформацію про дати, місце проведення, рівень та види заходів, а також розподіл відповідальності за їх організацію і реалізацію.

Календарний план є обов’язковим до виконання для всіх відокремлених підрозділів, спортивних клубів, навчальних закладів та інших організацій, що займаються розвитком хокею на траві.

1.3. Календарний план формується з урахуванням національних пріоритетів розвитку, міжнародного спортивного календаря, потреб у підготовці національних збірних команд, а також пропозицій відокремлених підрозділів, спортивних клубів, навчальних закладів та інших зацікавлених організацій.

Федерація проводить попередній збір пропозицій від зацікавлених сторін, враховуючи стратегічні завдання та поточні можливості. Пропозиції мають бути подані у встановлені терміни з урахуванням критеріїв, затверджених Федерацією, для забезпечення рівних умов участі у формуванні плану.

2. Мета Календарного плану

2.1. Метою Календарного плану є комплексна координація спортивних заходів з хокею на траві, яка забезпечує ефективне управління розвитком спорту на місцевому, регіональному та національному рівнях.

Календарний план слугує інструментом для стратегічного розвитку хокею на траві, сприяє сталому розвитку спортивних осередків, покращенню інфраструктури та підтримці підготовки спортсменів відповідно до національних і міжнародних стандартів.

2.2. Єдина система планування спортивних заходів забезпечує послідовність, взаємозв’язок і рівновагу між масовими спортивними заходами, офіційними чемпіонатами, турнірами та навчально-тренувальними зборами. Така система сприяє стабільному розвитку молодих спортсменів, підвищенню рівня підготовки збірних команд та залученню широких верств населення до занять спортом. Це надає всім учасникам спортивного процесу рівні умови для участі, зміцнює єдність спортивної спільноти та сприяє підвищенню міжнародного іміджу України як спортивної нації.

3. Принципи формування Календарного плану

3.1. Послідовність та системність: календарний план розробляється з метою забезпечення послідовного та системного розвитку спортсменів і підвищення рівня їхньої підготовки до участі в національних та міжнародних змаганнях.

Логічна послідовність заходів повинна враховувати рівень спортсменів, їхню підготовку та цілі Федерації, а також сприяти оптимізації ресурсів Федерації та підтримці спортивної інфраструктури.

3.2. Пріоритетність та доступність: пріоритетні заходи календарного плану, включаючи національні чемпіонати, міжнародні змагання, навчально-тренувальні збори, визначаються на основі стратегічних цілей розвитку хокею на траві.

Особлива увага приділяється заходам щодо розвитку дитячого хокею та підвищення кваліфікації тренерів, суддів, менеджерів, а також програмам, спрямованим на залучення широкого загалу та створення рівних можливостей для всіх вікових груп, а також інклюзивним та адаптивним програмам для ветеранів та осіб з обмеженими можливостями.

3.3. Інклюзивність: календарний план має включати інклюзивні заходи для спортсменів з інвалідністю, дітей, підлітків, ветеранів та учасників адаптаційних програм.

Це сприяє соціальній реінтеграції ветеранів, підтримці спортсменів з обмеженими можливостями та поширенню спорту серед населення. Федерація співпрацює з соціальними та реабілітаційними організаціями для розширення можливостей участі в спортивних заходах.

3.4. Відповідність міжнародним стандартам: з метою забезпечення відповідності міжнародним стандартам Календарний план синхронізується з календарем міжнародних змагань, що проводяться під егідою EuroHockey та FIH.

Це дозволить національним збірним командам брати участь у міжнародних заходах, сприяючи їхній підготовці, підвищенню рівня та впізнаваності українського хокею на траві на світовій арені.

4. Структура Календарного плану

4.1. Міжнародні змагання

Календарний план включає міжнародні змагання. Українські команди беруть участь у змаганнях під егідою EuroHockey та FIH, а також у міжнародних турнірах та спарингових матчах.

Це надає спортсменам можливість здобувати досвід на міжнародному рівні та підвищувати свій рівень підготовки.

4.2. Національні змагання

Календарний план включає чемпіонати та Кубки України, всеукраїнські змагання, а також турніри та фестивалі для різних вікових категорій.

Ці заходи спрямовані на розвиток національного хокею на траві та формування спортивної майстерності учасників на різних рівнях підготовки.

4.3. Навчально-тренувальні збори

Для якісної підготовки збірних команд до участі у міжнародних змаганнях календарний план передбачає включення навчально-тренувальних зборів.

Ці заходи сприяють посиленню рівня збірних команд і покращенню їхніх шансів на міжнародних змаганнях.

4.4. Фізкультурно-оздоровчі заходи

До Календарного плану включаються спортивні табори, тренувальні збори, фестивалі здоров’я, дні відкритих дверей та спортивні свята.

Ці заходи орієнтовані на популяризацію здорового способу життя, залучення молоді та нових учасників до занять спортом, зокрема хокеєм на траві.

4.5. Освітні заходи

Календарний план включає курси підвищення кваліфікації тренерів і суддів, майстер-класи, семінари та онлайн-курси.

Освітні заходи спрямовані на підвищення рівня підготовки та професійних навичок тренерського та суддівського складу, що є важливим аспектом для якісної організації та проведення змагань.

4.6. Структурні елементи Календарного плану

Для кожного заходу у Календарному плані визначаються наступні параметри:

Назва заходу та змагання: чітке визначення назви для ідентифікації кожної події.

Строки проведення: вказуються початок і закінчення кожного заходу, що дозволяє планувати участь та підготовку учасників.

Тривалість проведення: кількість днів, протягом яких відбуватиметься захід або змагання.

Місце проведення: уточнюється країна, адміністративно-територіальна одиниця та населений пункт, де відбуватиметься подія.

Організатори заходу: установи або організації, відповідальні за проведення заходу.

Учасники заходу: організації та інші сторони, які беруть участь у заході.

Кількість учасників: загальна кількість осіб, що беруть участь, із розподілом на спортсменів, тренерів, суддів та інших учасників.

Планові витрати: оцінка загальних витрат на організацію та проведення заходу, що дозволяє оптимізувати фінансове планування та забезпечити належний рівень підготовки кожного заходу.

5. Процедура формування Календарного плану

5.1. Збір пропозицій.

Метою збору пропозицій є формування якісного Календарного плану, який відповідає потребам та цілям Федерації, дозволяє врахувати інтереси всіх учасників та сприяє розвитку інфраструктури на всіх рівнях.

До 15 жовтня кожного року Федерація збирає пропозиції від головних тренерів, відокремлених підрозділів федерацій, спортивних закладів, клубів та інших зацікавлених сторін. Пропозиції мають бути подані у формі, що містить інформацію про мету, обсяги, строки проведення, кількість учасників та інші ключові аспекти заходу.

5.1.1. Оголошення про початок збору пропозицій

Терміни оголошення: на початку осіннього сезону Федерація офіційно повідомляє всі зацікавлені сторони (головних тренерів, керівників відокремлених підрозділів, спортивних клубів, а також інших організаційних структур) про початок збору пропозицій.

Формат оголошення: повідомлення надсилається в електронному вигляді до зареєстрованих контактних осіб усіх залучених організацій.

5.1.2. Строки подачі пропозицій

Кінцевий строк подачі: пропозиції мають бути подані не пізніше 15 жовтня кожного року, що дає достатньо часу для їх аналізу та узгодження на наступний календарний рік.

Рекомендовані строки для підготовки: рекомендується підготувати пропозиції заздалегідь, забезпечивши їхнє відповідне обговорення на рівні внутрішніх організаційних структур.

5.1.3. Вимоги до подачі пропозицій

Форма пропозиції: пропозиції подаються у встановленій Федерацією формі, що дозволяє уніфікувати інформацію для зручності подальшого аналізу.

Обов’язкові елементи форми: форма включає такі розділи:

Назва заходу: чітко визначена назва події, що відповідає її змісту та формату.

Мета та очікуваний результат: опис мети заходу (розвиток навичок, популяризація, змагальні цілі тощо) та конкретних результатів, на які орієнтовано подію.

Обсяги та строки проведення: заплановані дати проведення та тривалість заходу.

Місце проведення: вказується конкретне місце або регіон, де планується провести захід.

Кількість учасників: орієнтовна кількість спортсменів, тренерів, суддів та інших осіб, що братимуть участь.

Прогнозовані витрати: оцінка фінансових потреб для проведення заходу, з можливими джерелами фінансування (спонсори, державні чи місцеві кошти, власні ресурси).

Особливі вимоги: інформація про будь-які додаткові вимоги (матеріально-технічні, медичне обслуговування, суддівське забезпечення тощо).

Докладні пояснювальні записки: до пропозиції додаються пояснювальні записки з більш детальним обґрунтуванням заходу.

Види пропозицій: пропозиції можуть включати.

Змагання: проведення турнірів, матчів і чемпіонатів на різних рівнях (місцевому, регіональному, національному).

Тренувальні збори: організація навчально-тренувальних зборів, спрямованих на підвищення кваліфікації спортсменів.

Семінари та навчальні заходи: семінари, тренінги та лекції для тренерів, суддів, організаторів.

Промоційні заходи: події, що сприяють популяризації хокею, такі як показові виступи, дні відкритих дверей, інтерактивні заняття для дітей та підлітків тощо.

5.1.4. Джерела отримання пропозицій

Пропозиції надходять від:

головних тренерів збірних команд;

відокремлених підрозділів;

спортивних клубів;

навчальних та спортивних закладів;

інших зацікавлених організацій та структур.

5.1.5. Прийом та попередня перевірка пропозицій

Відповідальні особи: комітет з проведення змагань призначає відповідальних осіб, які здійснюють первинний прийом та перевірку поданих пропозицій на відповідність встановленій формі.

Процедура первинної перевірки: відповідальні особи перевіряють, чи заповнені всі обов’язкові розділи форми та чи відповідає інформація базовим вимогам. У разі невідповідності організація, що подала пропозицію, отримує запит на додаткову інформацію або коригування.

Реєстрація пропозицій: після первинної перевірки всі пропозиції реєструються в загальному реєстрі з коротким описом заходу.

5.2. Аналіз та відбір заходів

Процес аналізу та відбору заходів є ключовим етапом, що визначає кінцевий перелік заходів для включення в Календарний план. Ця процедура сприяє оптимізації ресурсів Федерації та дозволяє ефективно реалізувати стратегічні цілі.

5.2.1. Розгляд Комітетом з проведення змагань

Формування робочої групи: для детального аналізу пропозицій формується робоча група в складі членів Комітету з проведення змагань, які володіють відповідними знаннями та досвідом у сфері організації спортивних заходів.

Початковий перегляд: робоча група розглядає кожну пропозицію, оцінюючи її відповідність загальним критеріям, таким як повнота інформації, відповідність формату подання, і наявність обґрунтування.

5.2.2. Критерії аналізу заходів

При відборі заходів до Календарного плану робоча група використовує систему критеріїв, що включає:

Відповідність стратегічним цілям Федерації: заходи повинні відповідати ключовим напрямкам розвитку, визначеним Федерацією, зокрема підвищенню рівня дитячого та молодіжного спорту, залученню нових спортсменів, підтримці інклюзивності та гендерної рівності, популяризації спорту, а також зміцненню міжнародних зв’язків.

Оцінка доступних ресурсів: Комітет оцінює фінансові та матеріально-технічні ресурси, необхідні для проведення кожного заходу. Важливо врахувати наявні бюджети, спонсорську підтримку та можливості залучення місцевих або державних коштів.

Потенційний вплив на розвиток хокею: заходи з високим потенціалом для збільшення кількості учасників, підвищення рівня підготовки спортсменів, популяризації хокею в нових регіонах та створення можливостей для участі різних вікових і соціальних груп отримують пріоритет.

Організаційна та логістична здійсненність: під час аналізу кожного заходу враховуються логістичні потреби (транспорт, проживання, місце проведення, доступність медичних послуг) та можливості організаційної підтримки (наявність кваліфікованих суддів, необхідної інфраструктури тощо).

Сезонність та розподіл у календарі: розглядається можливість рівномірного розподілу заходів упродовж року, щоб уникнути перевантаження певних періодів та врахувати специфіку спортивного сезону.

5.2.3. Визначення пріоритетності заходів

Пріоритетність заходів: після оцінки за критеріями кожному заходу присвоюється рівень пріоритетності. Високий пріоритет надається заходам, які:

сприяють стратегічним цілям Федерації;

є соціально значущими (підвищення залучення молоді, популяризація інклюзії);

мають високу ймовірність отримати фінансову або спонсорську підтримку;

можуть посприяти міжнародному визнанню українських команд та спортсменів.

Групування заходів за пріоритетністю: на основі присвоєних пріоритетів заходи поділяються на три категорії:

Високий пріоритет: заходи, які мають ключове значення для реалізації стратегічних цілей Федерації та мають високу готовність до проведення.

Середній пріоритет: заходи, які є значущими для регіонального розвитку хокею та підтримки дитячих та молодіжних програм, але можуть бути скориговані або проведені за умови додаткових ресурсів.

Низький пріоритет: заходи, які мають обмежений вплив на розвиток спорту або потребують значних ресурсів, які важко забезпечити. Їх проведення можливе лише за наявності додаткових ресурсів.

5.2.4. Відбір заходів для включення в Календарний план

Затвердження пріоритетних заходів: після визначення пріоритетності робоча група формує пропозиції щодо включення найважливіших заходів до Календарного плану.

Аналіз та оптимізація календаря: Комітет здійснює аналіз розподілу обраних заходів за періодами року, щоб забезпечити оптимальне поєднання змагань, тренувальних зборів, навчальних заходів та промоційних активностей. Це дозволяє уникнути конфліктів між подіями та забезпечує рівномірне навантаження для спортсменів.

Попередній варіант плану: після остаточного відбору заходів робоча група готує попередній варіант Календарного плану, який подається на розгляд зацікавленим сторонам для узгодження.

5.2.5. Підготовка звіту про результати відбору заходів

Звіт для Ради Федерації: робоча група готує звіт з детальним описом результатів відбору та обґрунтуванням включення пріоритетних заходів до Календарного плану.

Подання звіту на затвердження: звіт подається на розгляд та затвердження Ради Федерації, що дозволяє остаточно визначити склад заходів Календарного плану на наступний рік.

5.3. Формування та узгодження попереднього Календарного плану

Після завершення аналізу та відбору заходів робоча група приступає до формування попереднього варіанту Календарного плану, який буде основою для подальшого узгодження з ключовими зацікавленими сторонами. Цей процес передбачає кілька етапів, які сприяють створенню збалансованого та реалістичного плану заходів. Календарний план формується на основі узгоджених заходів, враховуючи важливість кожного заходу та наявні ресурси.

5.3.1. Структурування Календарного плану

Визначення пріоритетних заходів та їх розподіл у часі: на цьому етапі Комітет впорядковує заходи відповідно до їхнього пріоритету, забезпечуючи рівномірний розподіл протягом року. Це дозволяє уникнути конфліктів у проведенні заходів та надмірного навантаження на ресурси Федерації.

Формування основних блоків Календарного плану: структура плану включає різні типи заходів, такі як:

Змагання міжнародного та національного рівнів: чемпіонати, турніри та матчі.

Тренувальні збори та підготовчі заходи: для національних збірних.

Освітні програми: семінари для тренерів і суддів.

Промоційні заходи: спрямовані на популяризацію хокею серед дітей та молоді та залучення нових учасників.

Регіональні події: підтримують розвиток хокею на місцевому рівні.

5.3.2. Розсилка для попереднього узгодження

Надсилання попереднього варіанту зацікавленим сторонам: попередній Календарний план розсилається головним тренерам, представникам відокремлених підрозділів, спортивним клубам, а також іншим партнерам, які можуть вплинути на його остаточне затвердження.

Оцінка та надання зворотного зв’язку: отримавши проєкт Календарного плану, кожен з адресатів має можливість проаналізувати його та надати свої коментарі. Це може включати пропозиції щодо зміни дат, перерозподілу заходів або доповнення певними заходами, які не були враховані на початковому етапі.

5.3.3. Врахування пропозицій та узгодження змін

Обробка коментарів та пропозицій: робоча група аналізує отриманий зворотний зв’язок, особливо ті пропозиції, які сприяють оптимізації проведення заходів або підвищенню ефективності плану. Ключовим завданням є забезпечення того, щоб внесені корективи відповідали загальній стратегії Федерації та не створювали конфліктів у графіку.

Проведення нарад для обговорення спірних питань: за необхідності робоча група організовує зустрічі з представниками зацікавлених сторін для обговорення спірних питань. Це дозволяє досягти компромісу та уникнути непорозумінь на етапі затвердження.

Фінальне узгодження змін: після обговорення всіх пропозицій робоча група вносить необхідні зміни та остаточно формує узгоджений варіант попереднього Календарного плану.

5.3.4. Перевірка відповідності ресурсам та можливостям

Оцінка ресурсів: перед остаточним затвердженням важливо перевірити, що всі заходи, включені в Календарний план, мають достатнє фінансування, організаційну підтримку та необхідні логістичні ресурси.

Оцінка готовності інфраструктури: Комітет перевіряє наявність спортивних споруд, місць для проведення заходів і необхідної інфраструктури для кожного заходу. Це знижує ризик виникнення проблем, пов’язаних із недоступністю об’єктів чи необхідністю їх додаткової підготовки.

5.3.5. Підготовка до подання на затвердження

Створення остаточного варіанту попереднього Календарного плану: після узгодження всіх правок та перевірки ресурсів робоча група готує фінальну версію попереднього Календарного плану.

Підготовка звіту для Ради Федерації: до плану додається короткий звіт, у якому зазначаються основні зміни, прийняті пропозиції, а також обґрунтування пріоритетності заходів.

Надсилання на затвердження: попередній Календарний план передається на розгляд Ради Федерації, яка має прийняти остаточне рішення щодо затвердження або внесення додаткових коректив до 15 листопада.

5.4. Затвердження Календарного плану

Остаточне затвердження Календарного плану є завершальним етапом процесу планування та забезпечує формальне схвалення всіх заходів, що мають відбутися протягом наступного року.

5.4.1. Підготовка матеріалів для затвердження

Фіналізація Календарного плану: Робоча група остаточно перевіряє всі деталі, щоб переконатися, що затверджені дати, місця проведення та інші ресурси відповідають попереднім домовленостям.

Підготовка супровідних документів: до Календарного плану додаються документи, що обґрунтовують обрані заходи, як-от фінансові розрахунки, логістичні плани та результати аналізу. Ці документи мають переконати членів Ради у відповідності Календарного плану до цілей Федерації.

Формування резюме основних аспектів: до поданого Календарного плану додається короткий звіт, у якому представлені ключові аспекти затверджених заходів, зокрема їх важливість, очікуваний вплив та узгодженість зі стратегічними пріоритетами Федерації.

5.4.2. Розгляд та обговорення Календарного плану на засіданні Ради Федерації

Представлення Календарного плану: на засіданні Ради уповноважені представники робочої групи презентують проект Календарного плану, підсумовуючи процес відбору, обґрунтування пріоритетів та розподіл ресурсів.

Обговорення та відповіді на запитання: члени Ради мають можливість ставити питання стосовно будь-якого заходу або аспекту плану. Робоча група надає необхідні роз’яснення для усунення можливих сумнівів або непорозумінь.

Узгодження та вирішення спірних питань: у випадку виникнення розбіжностей або необхідності внесення змін члени Ради можуть запропонувати альтернативні рішення. Робоча група та Рада разом шукають компроміс для остаточного узгодження.

5.4.3. Голосування та затвердження Календарного плану

Після обговорення та вирішення всіх питань члени Ради проводять голосування для затвердження Календарного плану. План вважається затвердженим, якщо він набирає необхідну кількість голосів відповідно до регламенту Ради.

Після затвердження остаточного варіанту Календарного плану Федерація надсилає офіційне повідомлення до всіх зацікавлених сторін, включаючи відокремлені підрозділи, клуби, тренерів та організаторів, інформуючи їх про остаточні дати, місця проведення та умови заходів.

5.4.4. Публікація Календарного плану

Затверджений Календарний план публікується на офіційному веб-сайті Федерації, що забезпечує його доступність для широкої громадськості, учасників та зацікавлених осіб.

Федерація також використовує офіційні канали комунікації, включаючи прес-релізи та соціальні мережі, для інформування громадськості про затверджений Календарний план, що сприяє залученню уваги до майбутніх заходів.

6. Коригування Календарного плану

Коригування Календарного плану є важливим етапом, який забезпечує його адаптацію до зміни зовнішніх умов та реалій, що можуть вплинути на заплановані заходи. Внесення змін до Календарного плану дозволяє зберігати гнучкість та ефективно реагувати на непередбачені обставини, забезпечуючи реалізацію своїх стратегічних цілей.

6.1. Підстави для внесення змін

Зміна стратегічних пріоритетів: стратегічні цілі Федерації можуть вимагати коригування запланованих заходів для забезпечення узгодженості з новими напрямками діяльності та пріоритетами.

Фінансові обмеження: у разі виникнення фінансових труднощів, які можуть вплинути на здатність організовувати заплановані заходи, необхідно буде переглянути бюджет та внести корективи до Календарного плану, включаючи можливе скасування або перенесення заходів.

Форс-мажорні обставини: зміни до Календарного плану можуть бути зумовлені непередбаченими обставинами. У таких випадках важливо швидко оцінити вплив цих обставин на заплановані заходи.

6.2. Процедура внесення змін

Ініціювання коригувань: внесення змін до Календарного плану може ініціюватися будь-якою зацікавленою стороною: членами Федерації, відокремленими підрозділами, клубами, тренерами, або ж іншими партнерами, які беруть участь у реалізації заходів.

Подання пропозицій: пропозиції щодо змін до Календарного плану мають бути подані у встановленій формі, що містить обґрунтування змін, а також деталі щодо нових дат, місць проведення або формату заходів.

Розгляд пропозицій: пропозиції розглядаються Комітетом з проведення змагань, який оцінює доцільність та обґрунтованість запропонованих змін. Основні критерії включають відповідність стратегічним цілям, доступність ресурсів та вплив на зацікавлені сторони.

Обговорення та погодження: пропозиції, що отримали позитивну оцінку, обговорюються на засіданні Ради Федерації. Члени Ради мають можливість висловити свої думки та зауваження, після чого відбувається голосування для затвердження запропонованих змін.

6.3. Оформлення змін у Календарному плані

Оновлення документа: після затвердження змін Комітет з проведення змагань оновлює Календарний план, вносячи всі затверджені коригування. Важливо, щоб оновлення було чітко зафіксовано для забезпечення прозорості та зрозумілості.

Комунікація змін: після оновлення Календарного плану Федерація інформує всіх зацікавлених осіб, зокрема відокремлені підрозділи, клуби, тренерів та учасників, про внесені зміни. Це може бути зроблено через офіційний лист, публікацію на сайті Федерації або через соціальні мережі.

Моніторинг виконання: після внесення змін важливо проводити моніторинг виконання коригованого Календарного плану, щоб переконатися, що всі заходи відбуваються відповідно до нових умов і графіка.

6.4. Завершення коригування

Оцінка результатів: після завершення кожного коригування Федерація проводить оцінку результатів внесених змін, аналізуючи їх вплив на реалізацію заходів та досягнення стратегічних цілей.

Внесення рекомендацій для майбутнього: на основі отриманого досвіду можуть бути розроблені рекомендації для подальшого вдосконалення процесу формування та коригування Календарного плану, що сприятиме підвищенню ефективності його реалізації.

7. Відповідальність за виконання Календарного плану

7.1. Відповідальність за виконання Календарного плану покладається на Комітет з проведення змагань, відокремлені підрозділи, спортивні клуби, спортивні заклади та організаторів заходів.

7.2. Організатори заходів зобов’язані забезпечити належну підготовку до проведення заходів відповідно до затвердженого Календарного плану.